Mikä on kirjoittajan ja lukijan suhde?
Olennaista tekstin toimivuudessa ja viestin perille menossa on kirjoittajan ja lukijan suhteen toimiminen. Tämä tarkoittaa sitä, että vasta lukija tekee tekstistä tekstin. Ennen sitä teksti on vain mahdollisuus. Lisäksi on muistettava, että yleensä teksti kohtaa lukijansa yksin. Sitä ei voi enää siinä vaiheessa selitellä.
Kirjoittaja vaikuttaa omilla valinnoillaan lukijan tulkintoihin. Esitystapaa mietittäessä kannattaa ottaa huomioon tilanne, jossa kirjoittaa. Mitkä ovat viestijöiden asemat toisiinsa nähden, onko taustalla ehkä tapaaminen. Millainen on kohderyhmä tai kohdehenkilö, jolle kirjoitetaan? Tunteeko lukija asian ennestään vai onko se hänelle aivan uusi? Nämä vaikuttavat kirjoittamisen ja taustatietojen esittämisen perusteellisuuteen.
Kun kirjoittaessaan pitää mielessä tavoitteen, johon kirjoituksellaan pyrkii, on kirjoittaminen helpompaa. Samoin myös vastaanottajalla on tavoitteita, jotka on hyvä tiedostaa. Myös tekstilajiin sisältyy odotuksia. Siksi on hyvä tietää, minkälainen on tyypillisesti esimerkiksi tilauksen vahvistus.
Jos tekstillä tähtää tehokkaaseen viestintään, on oltava tietoinen valintojensa vaikutuksista. Vaikuttavuus syntyy tekstin kokonaisuudesta, jossa sekä asian selkeys että tyyli ovat ratkaisevia. Sananvalinta luo joko positiivisia tai negatiivisia mielikuvia. Myös tekstin asettelu on tärkeä visuaalisine ilmeineen.
Ole kirjoituksessasi niin informatiivinen kuin on tarpeen asian selvittämiseksi. Ole totuudenmukainen, suora ja pysy asiassa. Katso vielä, että tekstissäsi on oikeinkirjoitus kohdallaan.