Tietojärjestelmän käyttöönottoprojekti
Projektin vaiheistaminen
Yleisimmin tietojärjestelmien kehityshankkeet projektoidaan ja aikataulutetaan asiakkaan toivomista lähtökohdista käsin. Projektin käynnistämisvaiheessa kannattaa niin toimittajan kuin asiakkaankin lähteä liikkeelle, ns. aloituskokouksessa, hyödyntämällä seuraavia projektinhallintaan liittyviä toimintamalleja:
1. Aloitus
- projektin kokonaistavoitteiden asettaminen
- projektin rajaaminen eli ulkopuolelle jäävien kehityshankkeiden nimeäminen
- yhteisistä kartoituskokouspäivistä sopiminen ja lukkoon lyöminen
2. Suunnittelu
- projektin osittaminen eli vaiheistaminen
- välitavoitteiden asettaminen
- vastuukysymysten selvittäminen
- tiedotuksen ja tarvittavan koulutuksen ajoittaminen
- resurssien eli henkilöstön ja rahan käytön suunittelu
- johtoryhmän kokousten suunnittelu ja aikatauluttaminen
- tietojen keruu työskentelyä varten eli määrittelytyö
- projektiin liittyvän kehittämis- ja kokeilutoiminnan eli Pilotoinnin suunnittelu
3. Toteutus
- projektin rakentaminen niin, että siitä aiheutuu mahdollisimman vähän häiriöitä muulle toiminnalle
- henkilöstöresurssien yhtäaikaisen käytön suunnittelu perusorganisaation kanssa
- perusorganisaation sitouttaminen projektiin
- projektin aikataulujen ja talouden seuranta
- projektityöskentelyn vertaaminen asetettuihin tavoitteisiin ja aikatauluun
- mahdollisten loppukäyttäjien koulutuksen organisointi sekä käyttöohjeiden laadinta
4. Projektin päättäminen
- projektin työvaiheiden dokumentointi
- saatujen kokemusten ja tulosten arviointi
- mahdollisista jatkotoimista sopiminen
- projektin ”häntien” kirjaaminen ja korjauksien aikatauluttaminen
- tuotantokäytön ylläpidosta sopiminen sekä käyttäjien käyttötuen organisointi