Kaupankäynnin vaiheet ja kirjeet
Kauppatapahtumaan liittyy monenlaista viestintää. Ostaja tekee myyjälle tarjouspyynnön ollessaan kiinnostunut myyjän tarjoamista tuotteista tai palveluista. Myyjä tekee asiakkaalle tarjouksen tämän pyynnöstä. Tarjouksen voi tehdä myös ilman asiakkaan pyyntöä. Silloin on kyse mainoksen luonteisesta tiedotteesta.Asiakas tekee tilauksen joko tarjouksen tai valmiiden mainos- ja luettelotietojen perusteella. Kauppa vahvistetaan kirjallisesti myynnin- tai tilauksenvahvistuksella. Ostaja voi vahvistaa suullisesti tekemänsä tilauksen myös kirjallisella tilauksenvahvistuksella. Myyjä vahvistaa kaupan antamalla kirjallisen myynninvahvistuksen.
Kauppatapahtuman ketju jatkuu vahvistusten jälkeen lähetyslistalla, joka seuraa tuotteen mukana. Laskukin on osana lähetystä tai se postitetaan asiakkaalle myöhemmin. Asiakkaan vastaus laskuun on maksu, josta hänelle jää kuitti. Kauppatapahtuma päättyy tähän, ellei asiakkaalla ole syytä reklamointiin.
Kauppatapahtuman osista tarjouspyynnön, tarjouksen ja tilauksen voi tehdä suullisestikin. Kuitenkin on suositeltavaa käyttää allekirjoitettuja asiakirjoja, jotta tiedot välittyisivät oikein ja olisivat tarkennettavissa.