Erilaisia rooleja kokouksessa
Kokouksen toimihenkilöillä tarkoitetaan puheenjohtajaa, sihteeriä, ääntenlaskijoita ja pöytäkirjantarkastajia.Puheenjohtajana toimii yleensä yhteisön puheenjohtaja. Sellaisessa vuosikokouksessa, jossa käsitellään edellisen tilikauden hallituksen vastuuvapautta, on puheenjohtajaksi kuitenkin valittava toinen henkilö. Sihteerinä on usein yhteisön vakituinen sihteeri mutta erilaiset käytännöt ovat mahdollisia.
Ääntenlaskijat ja pöytäkirjan tarkastajat eivät voi olla samoja henkilöitä sillä ääntenlaskijat eivät ääniä laskiessaan voi seurata tauotta kokouksen kulkua. Pöytäkirjantarkastajia ei tarvita, jos seuraavalla kokouksella on tapana tarkistaa edellisen kokouksen pöytäkirja.
Kokouksen toimihenkilöt valitaan kokouksen alussa puheenjohtajan avattua kokouksen.