Investointi messuosastoon tuo asiakkaita
Messuille osallistuminen on tuottanut monille yrityksille uusia asiakassuhteita ja näiden myötä myös suuriakin kauppoja. Messuille menijän kannattanee kuitenkin arvioida, tuottaako messuosallistuminen vastaavasti hyötyä. Jo oman paikkakunnan pienehköille messuille osallistuminen voi olla yritykselle iso investointi, johon sijoitetut varat on ajan mittaan saatava myös takaisin.
Yleismessut on suunnattu enimmäkseen tuotteiden loppukäyttäjille, siis kuluttajille. Erikoismessut on rajattu johonkin aihealueeseen ja siihen liittyvien tuotteiden esittelyyn. Kävijät ovat enimmäkseen alan harrastajia, asiantuntijoita ja yrittäjiä. Ammattimessut pureutuvat omaan aihealueeseensa muita messuja syvemmin. Nämä messut ovatkin yleensä kohdistettu alan yrityksille. Messujen koko vaihtelee pienistä yleismessuista aina kansainvälisiin suurtapahtumiin.
Kiinnostava messuosasto pysäyttää ohikulkijan. Osasto kannattaakin suunnitella huolella. Yrityksen ja esiteltävien tuotteiden mukaan se voi olla persoonallinen, muista poikkeava osasto herättää mielenkiintoa. Näyttävän kokonaisuuden valmistamiseksi voi käyttää myös ulkopuolista apua. Sellaista saa usein messujen järjestäjältä, ja lisäksi käytettävissä on alaan erikoistuneita yrityksiä.
Ennakoi kulut
Olivatpa messut suuret tai pienet niille osallistuminen vaatii usein pitkääkin valmistelua. Messuilla voi esitellä yrityksen ydintuotteita, uutuuksia ja palveluja. Messuosastosta voi rakentaa näyttävän suuren kokonaisuuden havainto- ja työesityksineen tai osasto voi olla pienimmillään tuotteiden esitehylly. Kulut muodostuvat monista eri asioista, siksi messuille menijän kannattaakin laatia osallistumiselleen erillinen messubudjetti.
Kuluihin vaikuttavat mm. varattu tila ja siihen liitetyt oheispalvelut. Lähtökohtana on pelkkä messujärjestäjän vuokraama tila, johon eri hintaan saa esimerkiksi sähkön, maton, rakenteita ja kalusteita. Tarkka messuille menijä arvioi oheispalvelujen tarpeen. Toisille riittää pelkkä tila, jonka voi käyttää mielensä mukaan.
Messuvieraat keräävät mielellään mukaansa esitteitä ja pieniä ilmaisia näytteitä. Suurimmat ja kalleimmat esitteet kannattaa varata neuvotteluhalukkaita asiakkaita varten. Messuilla kulkijoita varten voi painattaa pikku esitteitä, joissa on selkeästi yrityksen tuote- ja yhteystiedot. Halvasta ja pienestäkin esitteestä voi muokata kiinnostavan ja viimeistellyn tuotteen. Makeiset ja pikku lahjat houkuttelevat ohikulkijan pysähtymään. Messuesitteet ja jaettavat yrityslahjat vievät ison osan messubudjetista. Asiakkaille voi varata tarjoilua, ja toisinaan erillinen neuvottelutila voi olla tarpeen.
Messuilla olo vaatii myös henkilökuntaa, joka on messuosastolla vaihdettava riittävän usein. Väsymys ei saa yllättää esittelijää kesken työrupeaman. Esittelijän on oltava aktiivinen, pelkkä osastolla istuminen ei riitä. Useimmiten esittelijät ovat oman yrityksen henkilökuntaa, joille messuilla oloajan palkan lisäksi on kustannettava matkat, ateriat ja yöpymiset.
Muista palaute
Messujen tuhansista kävijöistä kuka tahansa voi olla mahdollinen asiakas. Aktiivinen esiintyminen voi pysäyttää osastoilla kulkijan. Mielipidekysely, pikku kilpailu tai kenties laatikko, jonne voi sujauttaa oman käyntikorttinsa vie hetken aikaa, mutta sen avulla yritys voi koota arvokasta tietoa messuvieraista. Tärkeintä on saada osastoon tutustuneiden henkilöiden ja yritysten yhteystietoja.
Palautteen perusteella voi osastosta kiinnostuneille lähettää yritysesitteitä, tarjouksia tai vaikka vierailukutsun yritykseen.
Mikäli messuilla on syntynyt suoranaisia neuvottelukontakteja, on näihin asiakkaisiin otettava yhteyttä uudestaan hetimiten messujen jälkeen. Messuilla ei kenties vielä suuria kauppoja tehdä, mutta keskusteluista kirjattu muistio auttaa uuden asiakassuhteen vahvistamisessa.