Miten laatia tiedote
Tiedotteen voi joutua laatimaan moniin eri yhteyksiin. Olipa kyseessä vaikka onnettomuus tai tehdaslaajennus, ovat menettelytavat samansuuntaiset. Yleensä tiedotettava asia halutaan saattaa median kautta mm. asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden tietoon. Niinpä tiedote useimmiten lähetetään toimittajalle, joka työstää asiasta uutisen tai kenties laajemmankin jutun.
Valtaosa toimituksiin saapuvista tiedotteista jää kuitenkin huomiotta. Jotta uutiskynnys ylittyisi, kannattaa tiedotteen sisältöön ja muotoon paneutua harkiten.
Tiedotteessa pitää näkyä julkaisuajankohta jos asiaa ei saa julkistaa heti. Julkaisuajankohdassa on otettava huomioon eri medioiden ilmestyminen. Radion ja television kautta tieto kulkee nopeasti, paikallislehdellä saattaa ilmestymiskertoja olla yksi tai kaksi viikossa. Tiedotteessa pitää selkeästi olla myös näkyvissä henkilö, joka tarvittaessa kertoo asiasta lisätietoja. Yhteystiedot kerrotaan tarvittaessa kellonaikoineen.
Millainen on hyvä tiedote?
Tiedotteen ei pidä olla turhan laaja. Asian kertomiseen riittää yleensä yksi A4-arkki. Tiedotteeseen kootaan vain olennaisin asia, joka esitetään lyhyesti ja napakasti. Mainokset ja mielipiteet eivät kuulu tiedotteisiin. Tiedotetekstin voi laatia valmiiksi lehtijutun muotoon, jolloin toimittajan on helppo työstää tiedotteesta oma juttunsa. Tiedotteen tarkoituksena on herättää toimittajan mielenkiinto, mutta samalla tiedote myös palvelee toimittajaa. Mielenkiintoinen, uutisarvoinen asia on tekstin alussa. Jo tiedotteen otsikkokin saattaa kertoa olennaisen uutisen.
Tiedote on helppolukuinen. Sen sisältämä asia hahmottuu lukijalleen nopeasti. Tiedotettavaa asiaa havainnollistamaan voi mukaan tarvittaessa liittää kuvan tai vaikka kaavion.
Tiedote jaetaan samaan aikaan kaikkiin haluttuihin kohteisiin. Tiedotteen voi lähettää sähköisesti tai perinteisesti postin mukana. Tiedotejakeluihin erikoistuneet sähköiset palvelut lähettävät tiedotteen valittuihin koti- ja ulkomaisiinkin toimituksiin.