Tiedonkulku lisää työhyvinvointia
Tiedonkulun turvaamisen lisäksi yrityksen sisäisen viestinnän tarkoituksena on pitää huolta henkilöstön yhteenkuuluvuuden tunteesta ja hyvinvoinnista. Yrityksen sisäinen viestintä on henkilöstön ja henkilöstöryhmien välistä vuorovaikutusta, jota voi koordinoida viestinnän keinoin. Usein viestinnästä vastaava henkilö hoitaakin näitä tehtäviä yhdessä henkilöstöhallinnon kanssa.
Sisäisen viestinnän keinoja ja kohteita
Etenkin suurissa yrityksissä sähköposti tavoittaa nopeasti yrityksen koko henkilöstön. Sähköisen tiedonkulun tukena voi toki käyttää paperille tulostettuja tiedotteita tai kenties ilmoitustauluja. Sisäisen viestinnän piiriin kuuluvat jossain määrin myös henkilökunnan perheet, joille yrityksen asioista voi kertoa vaikkapa postin kuljettamassa henkilöstölehdessä. Kulkivatpa tiedot missä muodossa tahansa, on palautteelle ja keskustelulle aina myös annettava mahdollisuuksia.
Henkilöstön kokoava tiedotustilaisuus on paikallaan jos yrityksessä tapahtuu vaikkapa jotain yllättävää. Nopean tiedotustilaisuuden aihe voi olla onnettomuus tai yritystoiminnan yllättävä käänne. Henkilöstöä koskevan uutisen ei suinkaan tarvitse aina olla ikävä, vaikkapa tuotantoa kasvattava suuri kauppa voi olla nopean tiedottamisen, kenties pienen juhlahetken arvoinen tapahtuma. Nopeus onkin usein valttia. On nimittäin huolehdittava, että henkilöstö tietää tapausten kulun ennen kuin paikalliset lehdet ennättävät niitä julkaista.
Työssä viihtyminen, työmotivaatiosta huolehtiminen ja virkistystoiminta kuuluvat usein yrityksen sisäisen viestinnän piiriin. Työssä tai henkilösuhteissa ilmeneviin ongelmiin puuttuu usein myös yrityksen viestinnästä vastaava henkilö. Neuvottelut ovat paikallaan jo ennen kuin ongelmat pääsevät kasvamaan. Jos yrityksen henkilösuhteet ovat kovin tulehtuneet, voi olla paikallaan käyttää ulkopuolisen konsultin apua tilanteen rauhoittamiseksi.
Sisäisessä viestinnässä on aina noudatettava tasapuolisuutta, avoimuutta ja rehellisyyttä. Työntekijöillä on oikeus tietää yrityksen tilasta ja tuloksesta. Tiedottajan on kyettävä reagoimaan eri tilanteisiin niin, ettei yrityksen sisällä pääse muodostumaan vääriä luuloja ja huhuja.
Kuka viestinnän hoitaa?
Suurissa yrityksissä tiedotusvastuu on usein nimetty yrityksen omalle päätoimiselle tiedottajalle tai viestintää ja tiedotusta hoitavalle viestintäosastolle. Tiedottaja toimii useimmiten linkkinä yrityksen johdon ja eri henkilöstöryhmien välillä. Yrityksen koon ja toiminnan mukaan hän voi toimia myös markkinoinnin ja henkilöstöhallinnon tehtävissä.
Pienissä yrityksissä ei välttämättä tarvita päätoimista tiedottajaa, sillä tiedotusta voi hoitaa oman toimensa ohessa esimerkiksi johtajan sihteeri tai joku muu tehtävään soveltuva henkilö. Erityistilanteissa sisäisen viestinnän tehtäviä voi ostaa myös yritysviestintään tai yrityskonsultointiin erikoistuneilta asiantuntijoilta.